2010年6月21日月曜日

gmail,弁護士の仕事への応用

gmail,弁護士の仕事への応用
[弁護士の仕事]

Last updated 2010.03.02 13:20:29
http://plaza.rakuten.co.jp/utuboiwa/diary/201003020000/改訂(h22.6.20改訂)

gmail
について書きます。
なぜか?
単に好きで自分の中で流行っているだけということもありますが,便利さを伝えたいということもあります。




インターネットメールも発展し,

特に,google が提供する gmail

は,仕事にも使える有用なものとなっています。



ただ,知らない人も,まだまだいますので,メモ代わりとして残しておきます。

説明の前提は,全てgmailでします。

個人的には,これが一番良い出来と思います。



今,まだまだ,特に法人のお客様だと,

インターネットメールを嫌がる場合が多いです。



しかし,

Windows7には,標準メーラーはありません。

マイクロソフト(MS)は,別途メーラーのダウンロードを勧めていますが,私には,標準メーラーが必要のない時代に入ったと理解します。



メーラーが必須となる時代が終わるのも時間の問題かと思います。

最終的には,インターネットメールに全て移行するのではないかと思います。



「目次」

1 インターネットメールの利点

2 gmailの作成方法

3 連絡用

4 データベース(DB)用

5 証拠保存用

「本論」

1 インターネットメールの利点

インターネットメールは,ネット上を介してする電子メールです。

その利点は,

 1  自分のパソコンにメールをため込まない

    容量が少なくてもよく,メールを他人に見られることが少ない。


お客さまから,弁護士とのやり取りを秘密にして欲しい

という
要望もかなりあります。

昔からよくある方法として,,

 電話でする

 FAXの前で待って貰ってFAXする

 事務所住所が記載された封筒を使わずに送付する

 取りに来て頂く

という方法が一般です。

インターネットメールであれば,ネット上にメールがありますので,アクセスできなければ他人のメールをみることはできません(自動アクセスにしないように・・・・)。

勿論,パソコンが壊れても,メールまで壊れるということにはなりません。


2  整理の必要がない

特にgmailのことですが,ほとんど容量は無制限(なかなか,全部を使うのは難しい)なので,来たメールを容量を気にして整理する必要がありません。

gmailは,フィルタ機能,ラベル機能という独自の方法を採っていますが,慣れればかなり使いやすいものです。

また,gmailの検索機能は,かなり高性能で,適当に放り込んでおいても,後で必要なものを検索するのは,楽です。

gmailの場合,基本的には,読んだメール,要らないメールも捨てるということをしません。アーカイブ機能を使い,受信箱からみえなくするだけにします。

迷惑メールも殆ど来ません。
予めかなり排除されていきます。必要なメールが消えてしまうという心配は,予め,件名に工夫させるように処置とかをすることで対処できると考えます。

迷惑メールに埋もれて,必要なメールが分からなくなる方がやっかいです。

 

3 いつでもどこでも

インターネットメールは,

ネットさえ繋がればアウトルック(エクスプレス),Windows live等のメールソフト(メーラー)がなくても受信・送信が可能です。

  

2 gmailの作成方法

  1 gmailホームにアクセス

    http://gmail.google.com/?hl=ja

  2 「アカウントを作成する」をクリック

  3 必要事項を記入

    「希望するユーザー名」が,好きなもの(誰も取られていなければ)でメールアドレスを作成することができます。

    ●●@gmail.com

となります。

   4 gmailの受信箱が作成されます。

   5 後は習うより慣れろで・・・

     連絡先のインポート(連絡先移転です)や,他のアドレスで送受信も可能ですが,後は,必要なものを,習うより慣れろで,がいいかと思います。分からないことがあれば,ネットで検索しながらということで・・・



3 連絡用

  弁護士がついていることを内緒にしてくれ

 という要望は,いいのですが,

  書類を見ていただきたいとかの場合,結構大変です。

  日々の連絡用にも,

    個人のお客様で(法人の方は,大体メールアドレスがあります)

    メーラーがなく(パソコンメールを使っていない人も多い)

    ネットは使える(これは大体そうと思います)

という方には,
 こちらから,インタネットメールのアカウント作成をお願いする場合も,最近は多くなりました。



 今は,なんでもそうでしょうが,

 gmailは,携帯にも送付できます。





4 データベース(DB)用

 gmailは,DB用として,かなりの威力を発揮します。

   なんでも,自分宛のgmailアドレスに,送付したり,

   下書き保存(Ctrl+s)しておけば,なくなりません。

 「あとで読む」,「これGmail!」も活用すれば,勝手にデータベース化されていきます(iPadには対応していない。H22.6.21現在)

 非インターネットメールでは,できないこともありませんが,デカイPDF・画像ファイルをため込むのは躊躇することもあります。



5 証拠保存用に

 電子メールを証拠とすることが,かなり多くなりました。

  何気ないメールが重要な証拠となったりしますが,

    あったはずだが,パソコンが壊れて読めない

    あったはずだが,パソコンを変えてしまった

    あったはずだが,消えてしまった

    あるが,メールデータを開けられない

ということが,非インターネットメールの場合は,多く起こりえます。


携帯メールもそうですね。



 

 仕事柄,非インターネットメールを使わざるを得ない場合は,

   常に Bcc でgmailに送付しておく

   gmail への転送設定をかけておく

   gmail でも,受信しておく

ということが必要になってくると思います。



 ネットの常識ともいえますが,

  パソコンは何時壊れるかもしれない

  非インターネットメールでのメールデータは何時壊れるかもしれない

ということを,常に頭に入れる必要があります。

Last updated 2010.03.02 13:20:29


H22.6.21現在のコメント
gmailのことを書きました。

○○○○@gmail.com
の場合,
間に「.」を入れても自分のアドレスとして使えます。
また,○○○○+何々
と入れても自分のアドレスとして使えます。


電子メールは,普段からの証拠確保のためにも.大変役立ちます。
いずれ,もう少し裁判等に使えそうな使い方を,もう少し深く書いてみたいと思います。