2015年2月19日木曜日

FAX/郵送 送り状を作成してみる:センターパンチガイド、word→GoogleDoc、PDF

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H270219追記

最近は、Googleドキュメントで、宛先等も書いてしまい、そのまま印刷というスタイルとなっています。
どれだけ早くに面倒でないかということで刻々と変化していきます。
枠ごとコピペすれば、前のスタイルも使えます。最後に印刷するときに、最新の1頁印刷指定をすれば足ります。
今のところころが一番はやい。
昔は、ここのところは、事務の仕事であったが、今は、自分で作ってしまいます。これをこうしてという指示をすること自体が面倒です。

面倒ということで改善していくのは、とても良い原動力といえます。早く・綺麗に簡単に、そして、もっと力を注ぐべきことに力を注ぐ。これが一番です。


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H260318追記

FAX/郵送 送り状は、よく使いますので、改善しました。
より効率よく、送れるかというところが重要です。



こうなりました。
元は、Googleドキュメントで作り、
PDFで印刷しています。

ここからが重要ですが、
手書きで書く場合も結構ありますので、元は、これで保存しておきます。
文章を書く場合、長くなると手書きが面倒だし、汚くなります。
そこで、
このPDFに画像を貼り付けます。

今回のようにpng等画像で保存するのもいいかもしれませんね。

やり方
1 適当に、なんでもいいから、テキストを書く。

2 スクリーンショットを撮る(Macなら、Shift+command+4で範囲指定)。

3 撮ったスクリーンショットを開く。

4 開いたスクリーンショットを必要なところを選択してコピー

5 原本FAX送付状に貼り付ける。

6 そのまま印刷する。

7 後、手書き部分とか、印鑑を押すとか補充する。

wordとかGoogleドキュメントとかの原本に補充して印刷すると、元々のFAX送付状の体裁・スタイルが変わってしまうことがあります。これなら、大丈夫です。キレイですし。画像で処理するときは、テキストを大きめに作っておくといい感じです。
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H260327追記

PDF編集ソフトがあれば、もっと便利なことはもちろんです。

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新事務所になって、

FAX/郵送 送り状を一新してみました。





方針:
FAXでも郵送でも使えるように。
コピーして使えるように。
住所は、印刷済みで
コードを入れて、書面からでもアクセスが可能にするように。
センターパンチ(穴)ガイド
を作るように。

ということで、できました。

wordの手法としては、かなり手堅い方法を使っていますが、センターパンチガイドだけ、少し特殊な方法で作っています。

プリンターにガイド(トンボ)を印刷できるのであれば、これを使うのが一番簡単ですが・・・

やり方
1 挿入→図形
△(二等辺三角形)のやつを選ぶ。適当なところにドラッグします。

2 これを図形として、加工します。
 右クリックして、「図形の書式設定」
 塗りつぶし:白黒でやりたいので、グレーの少し濃いので(好みです)
 線:線なし
 影:チェック外す
 サイズ:回転と拡大/縮小の中で、
 多分、頂角が上なので、270°の回転
「縦横比を固定」にチェック
 後は、サイズを縮小します。かなり小さくしてよいとおもいます。私の例のものは、最初のサイズを少しずつしたので、何%縮小したか忘れました。
10%ぐらいでしょうか。
 レイアウト→詳細設定:
縦位置は、中央・ページで大丈夫です。
後は、なるだけ、じゃまにならないところで印刷がされ、コピーができるところの左側で固定します。(10mm,ページがいいでしょうか)。文字列の最前面におくと下の画像とか文字とかに関係がなく動けます。

準備書面にもしたくなってきました。

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