2014年7月15日火曜日

e内容証明:かっこいい書類を目指す、その前に書きやすい書類を作る。(一般向け)

e内容証明は、かなり書式が自由にできるようになりました。
字数制限もそれほどなく(おさまればよい)、
普通の内容証明では使えない字なども使えるようになりました。
ちょっと極めてみたい感じはしてきました。

便利は便利です。構築方法は、↓
参考リンク:e内容証明:Windows7(32bit)とIE9で(一般向け)


とりあえず、基本から。

1 宛名(受取人)、差出人は挿入するか。

e内容証明は、宛名(受取人)、差出人は、下の方に並べて挿入されます。いらないといえばいらないかもしれませんね。いきなり、
差出人は、受取人に対し、次のとおり通知する
と書いても、いいかもしれません。字数の節約になり、なるだけ一枚で済ませたい私としてはいい方法です。

2 日付は、入れるか?
通常の内容証明でもそうですが、内容証明は、いつ差し出したかというのが分かります。だからいらないといえばいらないのですが、

厳密にいうと、
作成日

差し出し日
とは異なる概念です。

やはり、入れておいたほうがいいとおもいます。
次の特定のために必要とおもいます。

3 題名は入れるべきか。
題名は、入れる派と入れない派が弁護士にもいます。
結構最近は、入れない派が多い感じがします。

私は、絶対的(といってよい)入れる派です。

なぜかというと、後で引用ができるようにするためです。知財紛争などの場合は、特に内容証明の往復がかなり続く場合があります。

H260101付「通知書」(以下「260101当社通知書1」という)
H260203付「回答書」(以下「260203当社回答書2」という)
・・・
というように、使いたいので、題名は必ず入れる派となります。

4 「特定」しやすい内容証明を

この特定の方法は、かなり個性があります。
内容証明の番号をそのまま使うときも最近は多いでしょうか(特定として確実、だが、長い)。

第42102020929号(数字適当です)内容証明郵便「通知書」(以下「42102020929通知書」という)

(H260715追記)
私の場合は、数字ではあまり特定はしませんが、通知書に対する回答書では、かならず、通知書の番号は、必ず書きます。どの通知書に対する回答かを明らかにするためです。特に知財紛争では内容証明のやり取りが多くなり、どの通知書に対する回答かひと目で分かりにくい事態が生じます。

もちろん日付で特定するときもあります。

平成26年7月10日付内容証明郵便「通知書」(以下「260710当社通知書」という)

これは、番号より短いので割と好きです。

ただ、問題は、同じ日に2通出したりすると、これだけでは特定できません。

作成日も(自動的に入る差出し日とは別に)、題名も、本文に書いた方が、特定の手段を増やすという意味でいいということになります。

たとえば、同じ通知書を同じ日付に出す場合は、題名を、最初から、「通知書1」、「通知書2」と続き番号をふっておく。

そうすれば、
260710当社通知書1
と特定できます。

かっこいい書類より前に、より書きやすい書類を最初から作っておくことが大事ですね。
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