2016年2月9日火曜日

数字を二箇所いれるだけ!:受任通知の定型化・自動化

H280209記載
またもや私しかはやっていない感じはしますが、Googleスプレッドシートに凝っています。面倒だなあということを感じた時、自動化できないかを考える。実は、転記ミス等もないので正確性も増すのです。今回は、特に任意整理・破産の受任通知の自動化・定型化です。実に、半角数字を二箇所に入れるだけで作成が可能となっています。テンプレ作成がかなり面倒ですが、いったん作ったら後は楽です。後に苦労をしないために、今(普通はしないような)苦労をするとおもえばいいのでは。





1  IDの数字を二箇所いれるだけ!:受任通知の定型化・自動化

1.1  通常は必要でない受任通知の定型化・自動化



受任通知は、弁護士が、相手方に対して受任したことを示す文書です。早くに窓口に立つ必要がある文書であり、とにかく早くに出す必要がある文書といえます。

通常の受任通知では、

① 依頼者の情報の多くをさらすことはあまり必要ではない。

② 固有に書くことも多いので定型的・自動的にする必要はあまりない。

ということになります。

1.2  受任通知の定型化・自動化の必要性


しかし、任意整理や破産での受任通知では、債権者にある程度の情報を知らせる必要がある(名前のフリガナ、生年月日、契約者番号など)、
また、個別にする必要はあまりなく、とにかく「数多く」の債権者に「早く」出す必要がある

ものといえます。

管財人業務と同じく、定型的・自動的にするメリットがかなり大きいといえます。

2  受任通知の文書構造

2.1  受任通知の文書構造


文書の構造は、文書の定型化・自動化に考慮すべき必要な要素です。ここでの「文書の構造」とは、なにのデータを定型化するか、何のデータをフォームに盛り込むか、何のデータを引っ張ってくるかの構造を意味します。

受任通知の文章の構造としては、

① 最初に、債権者の情報を、

② 本文の中に、依頼者(債務者)のある程度の情報

を書くということになります。

つまり、構造的には、文書の上の方(①)では、債権者の情報を引っ張ってきて、文書の下の方(②)では、依頼者の情報を引っ張ってくればよいということになります。

ここで、①では、統合住所録の債権者データから、②は、統合住所録の依頼者データから引っ張ってくればよい、具体的には、vlookup関数を、それぞれに使って、IDを二種類入れればよいということになります。

実は、これは後で考えた思考です。試行錯誤で、こうやな、ということです。

2.2  更に考える受任通知の文書構造と必要な情報


任意整理等の受任通知に必要な情報は、


①では、債権者住所、宛名、契約者番号

が必要となります。契約者番号は、各債務者に付加された固有の番号ですが、債権者のデータとして構いません。同じ債権者があっても違うIDがつけば違う者とされますし、たとえば依頼者などでfilterできます。重複していても一向にかまわないということになります。

契約者番号はない場合もあるので、if関数を用いて空白処理もしておいたほうがよいということもわかります。(といっても後で気づくことも多いのですが)。


②では、債権者から特定のために聞かれることも多く、それならば、最初から入れてしまえという情報です。氏名のフリガナ、生年月日などの情報です。これも、住所録のフォームに追加しておけば足ります。
住所録:再編集URLをメールに飛ばすように設定していれば(内容も含めて)、まず、フォームで項目を追加して、メールで再編集URLを検索して、再びフォームを再編集します。

3  関数の流れ


関数の流れとしては、


住所録再編集URLで再度入力


→住所録回答シート変更


→それに伴い、importrangeしている統合住所録シートが変更


→さらに、それに伴いimportrangeしている受任通知テンプレスプレッドシートのlistが変更


→さらに、それに伴いvlookupしている、テンプレ受任通知の記載が変更


ということになります。

文章で書いていると長いですが、実は、そんなに書くべきことはありません。


最初のフォーム項目の追加、再編集URL入力と、新たに設定した項目についてのvlookup関数の入力だけです。


vlookup関数入力は、他の入力項目に、新たにできたフォーム項目の番号に変えるだけです。


4  実は最も難しいテンプレの作成


Excel、Googleスプレッドシートは、そもそも文章を書くソフトではないと思います。文章を純粋に書くのであれば、emacs/org-mode→ワープロソフトに貼付けという手順がもっとも効率的で綺麗です。

ただ、定型的な文書であれば、関数とフォームを利用するのが最も速いですし、転記ミス等もありません。


実は、一番難しいのは、様子を見ながら書式を作ることかもしれません。

転がっているテンプレをフォーム化というのもいいかもしれません。



………………………………………………………………………………追記予定